Директор путает счет компании с собственным карманом

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
  2. Что такое корпоративная карта организации и как она работает
  3. Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
  4. Как пользоваться корпоративной картой
  5. Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
  6. Как пополнить корпоративную карту
  7. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
  8. Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
  9. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
  10. Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Чем рискует главбух

Такая ситуация напрямую касается вас как главбуха. Ведь главбух не только отвечает за достоверность данных бухотчетностип. 2 ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Он также обязан обеспечивать соответствие хозяйственных операций закону и контроль за движением имущества и исполнением обязательствп. 3 ст. 7 Закона № 129-ФЗ. А как мы убедимся дальше, порою личные траты директора идут вразрез с законом.

Если главбух не согласен с проведением той или иной операции, документы по ней могут быть приняты к учету только с письменного распоряжения руководителяп. 4 ст. 7 Закона № 129-ФЗ. Но на деле найдется немного директоров, которые станут письменно оформлять подобные поручения. Увы, чаще вопрос ставится иначе: или бухгалтер выполняет устное распоряжение шефа, или ищет другую работу.

Между тем, проводя личные траты руководителя как расходы компании, вы:

  • искажаете налоговую отчетность. Если это обнаружится в ходе налоговой проверки и с организации взыщут пени и штрафы, то претензии собственники компании предъявят и вам, а вы можете потерять работу. Более того, если доначисления потянут на налоговое преступлениестатьи 199, 199.1 УК РФ, то вас могут счесть пособником директорап. 5 ст. 33 УК РФ;
  • искажаете финансовую отчетность, пользователями которой являются и участники компании. И если директор компании — не единственный ее владелец, то обнаружившие «недостачу» собственники уволят и его, и вас.

Поэтому в ваших интересах убедить шефа перевести личные траты в законное русло.

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

  1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
  2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
  3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Директор путает счет компании с собственным карманом

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

  1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
  2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.
  1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
  2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
  3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

  1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
  2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.
Предлагаем ознакомиться  Образец объяснительной записки - как правильно написать объяснительную?

В этой ситуации вам также пригодятся приведенные выше аргументы. Но здесь возникает еще один вопрос — в курсе ли собственники, что директор живет на широкую ногу за счет компании, и давали ли они на это согласие? Ведь расходуя деньги фирмы на личные нужды, директор тем самым уменьшает заработанную всеми собственниками прибыль и, соответственно, сумму дивидендов, которые получит каждый из них.

Объясните директору, что рано или поздно это обнаружится. Обычно расходование денег компании не по назначению «всплывает» в ходе аудиторской проверки, которую могут инициировать участники перед утверждением годовой бухгалтерской отчетностип. 4 ст. 91, п. 5 ст. 103 ГК РФ. А для некоторых организаций ежегодный аудит обязателенпп. 1, 2 ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности».

Кроме того, такое положение дел может собственникам компании не понравиться настолько, что они захотят обратиться в правоохранительные органы. В связи с этим напомните шефу о таких статьях Уголовного кодекса РФ, как «Присвоение и растрата»ст. 160 УК РФ и «Злоупотребление полномочиями»ст. 201 УК РФ.

Упомяните также, что закон обязывает руководителя возместить компании причиненный его действиями имущественный ущербст. 277 ТК РФ; п. 2 ст. 44 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»‌ (далее — Закон № 14-ФЗ);п. 2 ст. 71 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон № 208-ФЗ);п. 2 ст. 15 ГК РФ.

Проводим ликбез для шефа

Начните с разъяснительной работы с директором. Она может понадобиться, даже если ваш руководитель запустил руку в карман фирмы впервые. Ведь не исключено, что это лишь начало будущей лавины личных покупок за счет компании.

Объясните директору:

  • почему важно разделять личные деньги руководителя и деньги компании. Выбор аргументов зависит от того, кем приходится фирме ее директор: единственным собственником, одним из собственников или всего лишь наемным работником;
  • во что его траты обходятся компании. Покажите, что, приобретая что-то лично себе за счет компании, директор на самом деле может лишить ее суммы большей, чем он потратил на покупку. Кроме того, налоги придется заплатить и ему самому.

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Нередко подход «тут все мое, трачу деньги на что хочу» изымает из оборота средства, необходимые для своевременного выполнения обязательств компании. Сегодня руководитель заберет деньги на личные нужды, а завтра окажется нечем заплатить кому-то из контрагентов или государству. Контрагент взыщет договорные неустойки, а налоговики и фонды — пени и штрафы.

А наличие денег на расчетном счете вовсе не означает, что у компании есть прибыль. Это ясно каждому бухгалтеру, но, к сожалению, не всегда очевидно директорам-собственникам. Если прибыли нет, то они расходуют на личные нужды привлеченные средства или уставный капитал, которые на самом деле должны идти на погашение обязательств компании.

И если вдруг дело дойдет до банкротства, суд может по требованию кредиторов признать недействительными сделки по приобретению директором чего-либо для себя за счет компаниип. 2 ст. 61.2 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)». Тогда стоимость купленного директор должен будет возместитьп. 2 ст. 167 ГК РФ.

Когда прибыль есть, владелец бизнеса вправе забирать ее себе. Но только прибыль, уже полученную по итогам законченных отчетных периодов, только после ее налогообложения и только по предусмотренной законом процедуре — путем ее распределения.

ставка НДФЛ с них 9%, а не 13% (15% вместо 30% для нерезидентов)п. 1 ст. 224, пп. 3, 4 ст. 224 НК РФ, и их выплата не требует начисления страховых взносовч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» (далее — Закон № 212-ФЗ);пп. 1, 3 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Пользоваться в личных целях деньгами, занятыми в бизнесе, могут только предприниматели (точнее, у них личные и «коммерческие» деньги никак не разделены). Однако они и отвечают по своим предпринимательским долгам всем принадлежащим им имуществомст. 24 ГК РФ.

Расскажите директору, каковы будут налоговые последствия его трат в разных ситуациях.

Предположим, ваш директор любит брать деньги под отчет, но о потраченных суммах не отчитывается. Расскажите ему, что выдача очередной суммы в подотчет до полного отчета по предыдущей — нарушение кассовой дисциплинып. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40. Обнаружив этот факт при очередной проверке, банк сообщит о нем налоговой инспекции.

Никаких санкций за это нарушение не установленоПостановления ФАС СЗО от 25.11.2008 № А56-5137/2008, от 09.02.2005 № А21-8287/04-С1; Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.04.2010 № А69-2973/2009-12; Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.12.2009 № 09АП-24082/2009-АК. Однако есть риск, что инспекторы и контролеры из фондов сочтут «просроченный» подотчет доходом директора.

Тогда они начислят директору НДФЛ по ставке 13% (или 30% — если он нерезидент)п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 224 НК РФ и страховые взносыч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, которые большинство компаний платит по ставке 34%ст. 12 Закона № 212-ФЗ. В результате со 100 руб. личных расходов директору придется заплатить 13 руб.

Конечно, доначисления можно будет попытаться оспорить, мы рассказывали об этом в , 2009, № 4, с. 58. Но это лишние проблемы.

Предлагаем ознакомиться  Текст уведомления о сокращении работника

Начнем с того, что если учтенное как расходы компании приобретение директора попадает в категорию основных средств, то с его стоимости придется платить налог на имуществоп. 1 ст. 374 НК РФ. А если это автомобиль — то еще и транспортный налогп. 1 ст. 358 НК РФ.

Далее объясните директору, что безупречно замаскировать потраченные суммы под расходы фирмы возможно далеко не всегда. Зачастую остается большой риск, что налоговики обнаружат подмену или оспорят обоснованность расходовп. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Тогда они доначислят:

  • налог на прибыль (20% от суммы расходов)п. 1 ст. 284 НК РФ или налог, уплачиваемый на УСНО (15% от суммы расходов или меньше — в зависимости от ставки налога в вашем регионе)п. 2 ст. 346.20 НК РФ. Ведь расходы на оплату имущества для личного потребления работников и на безвозмездную передачу запрещено включать в расчет налоговой базып. 16 ст. 270, п. 29 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ;
  • НДС, если он принимался к вычету, — по той причине, что товары, работы или услуги приобретены не для облагаемых этим налогом операцийп. 2 ст. 171 НК РФ.

Также вам грозят набежавшие пени и штрафы по этим налогам.

Директор путает счет компании с собственным карманом

Иными словами, эти расходы не уменьшили налогооблагаемую прибыль, а НДС по ним не был заявлен к вычету. Однако и это не гарантирует, что инспекторы не проявят к ним интереса. Если расходы не связаны с деятельностью компании, то ими могут заинтересоваться инспекторы, проверяющие НДФЛ, и контролеры из фондов. Обнаружив, что речь идет о тратах на благо директора, они доначислят НДФЛ и страховые взносы.

Итак, вы изложили директору вышеприведенные аргументы. И ваши дальнейшие действия будут зависеть от его реакции на них.

В этом случае перечисление денег со счета организации — не что иное, как исполнение компанией (то есть третьим лицом) обязательства директора оплатить его личную покупкуст. 313 ГК РФ. Лучше, если в поле «Плательщик» платежного поручения будет прямо указано, что компания платит за директора, например: «ООО “Щедрость” за Щедрина А.А.».

Далее пусть руководитель напишет распоряжение, в котором должны быть:

  • указание оплатить его покупку;
  • сумма и реквизиты для перечисления;
  • обязательство возместить эту сумму компании;
  • указание на то, когда и каким образом она будет возмещена.

Ограничений на удержание суммы задолженности из зарплаты работника по его собственному заявлению не существует — можно забрать в счет погашения долга хоть всю зарплату.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Если же директор брал на покупку деньги из кассы под отчет, то достаточно просто удержать их из его зарплаты (или других причитающихся ему выплат) как не возвращенную вовремя подотчетную сумму и тем самым закрыть долг.

В этом случае вам тоже понадобится распоряжение от директора с его обязательством возместить компании сумму покупки с указанием срока и способа возврата денег. Приобретенное им имущество не приходуйте на баланс. Просто отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом» задолженность директора перед организацией, а в момент погашения спишите ее.

Расходы компании, которые не были учтены при расчете налога на прибыль и НДС по которым не попал в вычеты, налоговики обычно не проверяют. В качестве таких расходов можно учесть те личные покупки директора, которые теоретически могли бы быть использованы в деятельности компании сразу или в течение небольшого промежутка времени.

  • покупка оформлена на компанию;
  • очевидно нужна для ее деятельности, например для создания нормальных условий труда.

Если у вашего директора именно такие покупки, то по ним не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы (эти расходы не являются доходом директора).

Это не самый выгодный способ. Но если покупки совсем уж непроизводственные, можно использовать и его. Лучше составить договор дарения — это избавит от начисления страховых взносов на стоимость подаркач. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ.

Списать стоимость подаренного в налоговые расходы нельзяп. 16 ст. 270, п. 29 ст. 270 НК РФ. НДФЛ со стоимости подарка нужно удержать при очередной выплате дохода директору, будь то зарплата, дивиденды или что-то ещеп. 1 ст. 226 НК РФ. При этом каждый раз можно удерживать не больше половины выдаваемой суммып. 4 ст. 226 НК РФ.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.

Предлагаем ознакомиться  Обязательным для организации является составление

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

  1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
    • — закупка товара, расчеты с поставщиками;
    • — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
  2. Командировочные и представительские расходы:
    • — оплата счета в ресторане;
    • — покупка билетов;
    • — оплата проживания в гостинице;
    • — аренда автомобиля;
    • — суточные сотрудникам;
    • — оплата услуг переводчика;
  3. Хозяйственные и накладные расходы:
    • — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
    • — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
    • — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
    • — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
  4. Транспортные расходы:
    • — оплата бензина;
    • — расходы на обслуживание служебного транспорта.

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

  • покупка товаров в личных целях;
  • оплата заработной платы;
  • оплата социальных платежей;
  • погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

  1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
    • закупка товара, расчеты с поставщиками;
    • оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
  2. Командировочные и представительские расходы:
    • оплата счета в ресторане;
    • покупка билетов;
    • оплата проживания в гостинице;
    • аренда автомобиля;
    • суточные сотрудникам;
    • оплата услуг переводчика;
  3. Хозяйственные и накладные расходы:
    • покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
    • покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
    • оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
    • прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
  4. Транспортные расходы:
    • оплата бензина;
    • расходы на обслуживание служебного транспорта.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Оцените статью
Правознавство
Adblock detector