Как выставить счет на оплату от ИП образец

Предназначение и состав

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Изначально счет не имел такой смысловой нагрузки, как другой документ. Главное его предназначение было:

  • предъявить плательщику реквизиты для перечисления денежных средств;
  • подтвердить, что реквизиты принадлежат организации-поставщику;
  • указать предмет оплаты (товары, работы, услуги), количество, цену, сумму;
  • заверить всю информацию подписями ответственных лиц и печатью организации.

В дальнейшем коммерческие отношения стали более развитыми, и счет на оплату в некоторых случаях (при разовых сделках) стал служить договором и содержать все договорные условия.

Какие же обязательные реквизиты должен содержать счет на оплату, как заполнить его — рассмотрим подробнее.

Прежде всего, унифицированной формы не существует. Организации вправе разработать и утвердить приказом по документообороту свою индивидуальную форму, содержащую нужные сведения. Но есть реквизиты, которые вписываются в счет обязательно, и к ним предъявляются определенные требования.

Оформление счета на оплату обычно автоматизировано в бухгалтерской программе и состоит из пяти частей:

  1. Общие сведения.
  2. Продавец.
  3. Покупатель.
  4. Товарная часть.
  5. Ответственные лица, исполнитель, ФИО, телефон.

Как правильно оформить счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок. Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

  • счетов-фактур;
  • товарных накладных;
  • транспортных накладных;
  • актов выполненных работ.

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Стандартный платежный шаблон для оплаты — документ с платежными реквизитами, способный подтвердить, что клиент оплатил конкретную услугу либо товар. Счет такого плана выставляют предприниматели тем, с кем они заключили договоры для продажи товаров либо оказания услуг, а также клиентам, не заключавшим с ними аналогичные соглашения. Он позволяет подтвердить факт оплаты и доказать его впоследствии.

Как выставить счет на оплату от ИП образец

Печать индивидуального предпринимателя

Законодательством не предусмотрены определенные требования к форме и содержанию такой документации. Но есть специальные стандарты, которые нужно принимать во внимание, оформляя счет от индивидуального предпринимателя либо организации. Документ оформляется при помощи специального шаблона, в котором обязательно указывают нужную информацию, и он должен выглядеть надлежащим образом:

  • ФИО ИП;
  • ИНН;
  • данные банковской организации, с которой сотрудничает предприниматель;
  • список услуг или товаров, которые приобрел покупатель;
  • сумма всех платежей в целом, где должна быть выделена сумма под НДС;
  • номера и даты.
Как выставить счет на оплату от ИП образец

Заполнение счета на оплату

Счет от ИП, стандартный образец которого представлен ниже, со всеми нужными данными создают в программе 1С либо Excel. Также есть особые онлайн-сервисы, позволяющие подготовить его при помощи интернета без установки дополнительного ПО на компьютер. Это может быть программа для выставления счетов и актов для ИП. Во время изготовления понадобится учитывать все параметры для оформления документации. Чтобы оформить платежный счет, нужно:

  1. Ввести данные об ИП в первой части шаблона, включая его ФИО, название и адрес компании, ИНН, а также телефон для связи.
  2. Указать данные банковской организации, в которой зарегистрирован продавец и клиент (если это нужно).
  3. Присвоить счету персональный номер. Каждый из них может включаться в перечень остальной документации и учитываться в главной системе документооборота, также ИП могут вести учет отдельно и присваивать каждому отдельный номер.
  4. Перечислить в бланке весь перечень заказанных товаров или услуг в табличном формате или в виде списка, указав для каждого количество, цену, сумму НДС и полную сумму для оплаты.
  5. Дополнительные важные сведения, к примеру, фиксированные платежные сроки либо период, на протяжении которого будут оказывать услугу либо доставлять товары.
  6. Подпись и печать ИП при необходимости, если документацию представят в электронном формате, то они не потребуются.
Предлагаем ознакомиться  Что такое ключ счета получателя?

Четвертая часть — товарная

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

  • полное юридическое наименование;
  • адрес поставщика;
  • ИНН поставщика;
  • КПП поставщика;
  • банковские реквизиты:
  • БИК;
  • корреспондентский счет, наименование банка;
  • номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

  • для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
  • для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
  • для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Эта часть содержит регистрационные данные:

  • название;
  • номер;
  • дата;
  • срок оплаты счета.

Обратите внимание на последнюю строку.

В условиях плавающего курса российского рубля по отношению к другим валютам меняются и условия поставки. Поэтому продавец имеет право указать количество дней, в течение которых счет действителен к оплате.

Вторая часть состоит из следующего:

  • Наименование поставщика по уставным документам. Именно это наименование должно быть указано в платежном поручении. Если будет неверное — банк отклонит перевод.
  • Банковские платежные реквизиты организации-поставщика (подробные).
  • Наименование грузоотправителя (исполнителя услуг, работ). Этот реквизит указывается в случае, если оплата производится головной организации, а грузоотправителем является ее структурное подразделение.

В нее вписана информация:

  • Наименование плательщика, его регистрационные данные по учредительным документам.
  • Наименование грузополучателя. Как и в случае с продавцом, плательщиком может быть головная организация, а получателем — ее обособленное подразделение.

Как выставить счет на оплату от ИП образец

Указание банковских реквизитов покупателя в данном случае необязательно.

Но если в договоре указан конкретный банк и это важно для продавца, то следует вписать банковские реквизиты покупателя в соответствии с договором.

В этой части следует отразить подробно все характеристики товара (работы, услуги):

  • наименование;
  • производитель товара или его происхождение;
  • маркировка, артикул, классификация и прочее описание товара;
  • количество;
  • цена без НДС;
  • ставка и сумма НДС;
  • общая сумма.

Подытоживает товарную часть общая сумма к оплате по счету цифрами, прописью в рублях и копейках.

Если продавец использует специальный налоговый режим, то следует указать ставку «0 %», либо «без НДС». А итоговую сумму к оплате завершить словами «НДС не облагается».

Несмотря на кажущуюся простоту, к этой части следует отнестись со всей серьезностью. Именно лица, подписавшие счет на оплату, будут нести ответственность за достоверность информации и ее соответствие условиям договора.

Нередко искажение именно информации в счете на оплату приводит к ошибочным перечислениям денежных средств.

Данные исполнителя-сотрудника, который сформировал и выписал документ, его прямой телефон также необходимы. Будет возможность связаться с ним в случае возникновения вопросов, уточнить имеющуюся информацию или получить дополнительные сведения.

После подписания можно сказать, что оформление счета на оплату закончено.

Образец

Если вы продаете товары или услуги, облагаемые НДС, вам необходимо счет заполнить следующим образом:

  1. В графе «Товары (работы, услуги)» указываем наименование товаров или услуг, которые требуется оплатить.
  2. В графе «Количество» проставляем число, соответствующее продаваемому количеству товара.
  3. В графе «Единица измерения» указываются наименования единиц, в которых измеряется товар, подлежащий оплате (штуки, килограммы, метры и т.д.).
  4. В графе «Цена» указывается стоимость единицы товара с учетом НДС.
  5. В графе «Сумма» выводится полная стоимость партии оплачиваемых товаров с учетом НДС отдельно для каждой номенклатуры (то есть НДС у нас «внутри» стоимости).
  6. В поле «Итого» суммируем стоимость всех партий товаров по различным номенклатурам, включенным в счет.
  7. В поле «В том числе НДС» указываем сумму НДС, исчисленную из общей стоимости оплачиваемых товаров (не забываем, что в данном случае НДС у нас «внутри»!).
  8. В поле «Всего к оплате» указывается итоговая общая сумма. Ниже она же приводится прописью.

Графы счета могут быть заполнены и несколько по-другому: в графе «Цена» сумму можно указать без НДС. Тогда поля «Сумма» и «Итого» тоже будут без НДС, а далее вместо поля «В том числе НДС» пойдет поле «НДС», в котором необходимо будет указать сумму налога, рассчитанного с полной стоимости оплаченных товаров (но в данном случае НДС уже будет «сверху»). Дальнейший порядок заполнения счета не отличается от порядка, приведенного для предыдущего случая.

Для большей наглядности приводим образец заполнения такого счета.

Предлагаем ознакомиться  Что такое БИК, расчетный и корреспондентский счет

Каждому ИП необходимо знать, как правильно заполнять образец счета для ИП без НДС.

Обратите внимание! Такой документ будет непременно соответствовать нужным параметрам и включать все требуемые реквизиты.

Как выставить счет на оплату от ИП образец

Ниже представлен пример для заполнения и готовый бланк с уже внесенными данными для предпринимателей и ООО.

Стандартные данные Примерные данные
Персональный номер и дата Счет № 567 от 5.07.2019
Название организаций клиента и продавца ИП Карпухин Виталий Иванович

ООО «Грузоперевозка»

Адресные данные клиента и продавца г. Москва ул. Лавровая д.15

г. Санкт-Петербург ул. Шевелева д.143

ИНН и КПП ИНН 3629564639364

ИНН 3746384474838, КПП 4536382946

Сведения банка Сбербанк г. Москва БИК 6363363, счет 6363862636, р/с 352526272525
Название услуги либо товара Бумага для принтера
Кол-во 120 упаковок
Стоимость за штуку и сумма по итогу 500 руб., 60000 руб.
Сумма прописью 120 товаров на шестьдесят тысяч руб.

Форма документа предусматривает наличие двух подписей: от предпринимателя и компании, принимающей товар либо услугу. Если у ИП есть доверенное лицо, оно может поставить подпись за него с указанием номера своей доверенности, должности, ФИО и расшифровки подписи. Несмотря на то, что наличие счета и официального шаблона для него не считается обязательным, существуют исключения, касающиеся НДС.

Как выставить счет на оплату от ИП образец

Образец счета на оплату

Такие меры помогут избежать проблем, в том числе и со стороны налоговой. Это связано с тем, что нередко покупатели совершают ошибки, внося платеж и указывая, что в сумму уже включен НДС. После во время проверок специалисты из налоговой будут считать, что продавец получил оплату с НДС и должен вносить этот налог в счет бюджета.

Обратите внимание!Для доказывания факта отсутствия такого налога понадобится смотреть все старые накладные и счета-фактуры. По этой причине продавцу лучше присылать покупателям документы, где уже будет отсутствовать НДС.

Также желательно указывать, что товары и услуги не будут облагаться таким налогом, чтобы точно знать, что платежное поручение заполнят без ошибок. ИП понадобятся такие же реквизиты, как и в примере, указанном выше, но возле графы со стоимостью лучше добавить примечание, что цена будет без налога на добавленную стоимость.

Ниже представлен образец, как выписать счет на оплату.

Когда выставление счета обязательно?

Сам по себе счет на оплату не является обязательным документом. Тем не менее, существуют ситуации, когда он совершенно необходим, т.к. отсутствие счета приведет к нарушению законодательства. Ситуации следующие:

  • если сделка предполагает уплату НДС;
  • если юридическое лицо, продающее товар или оказывающее услугу, освобождено от уплаты НДС;
  • если организация применяет ОСНО и оказывает услуги по агентским договорам или продает товары от своего имени; 
  • если покупатель/заказчик сделал предоплату за товар или услугу;
  • если текст договора не содержит сумму к оплате.

Обратите внимание, что при разрешении разногласий между сторонами сделки в судебном порядке, счет на оплату будет иметь юридическую силу и может быть использован в суде в качестве доказательства.

Существуют специальные программы, способные облегчить процесс заполнения счетов. Большинство из них можно использовать в удобном режиме онлайн, чтобы быстро заполнить все нужные поля и отправить документ клиенту. Ниже представлено несколько примеров таких программ, разработанных специально для бизнеса. С их помощью счета будут выставляться гораздо быстрее.

Контур.Бухгалтерия

Этот сервис позволяет быстро выставлять счета, имеет пошаговые инструкции и поддерживает возможность отправки документов клиентов при помощи электронной почты. В нем есть дополнительные опции, предназначенные для бухгалтеров, например, оформление расчетных листов в автоматическом режиме, расчеты зарплаты или отпускных, а также многое другое. Для него необходима регистрация, также на нем можно найти пример шаблона нужного счета.

Каждый образец счета на оплату услуг без НДС от ИП может содержать ошибки, допущенные из-за невнимательности, наличия неподходящих бланков или по другим причинам. Если ошибка была замечена специалистами организации, составлявшими счет, они могут исправлять ее в тексте. Для этой цели достаточно зачеркнуть неправильные данные и внести правильные.

  • отсутствие расшифрованных подписей от одной или другой стороны;
  • выставление счета уже после истечения пяти дней, когда товар был выгружен, а услуга уже оказана;
  • клиент не получил документ в тот период, когда необходимо было вычесть НДС;
  • ошибки в датах, стоящих на экземплярах документов клиента или продавца;
  • ошибки, допущенные при формировании шапки бланка в документе.

В каких случаях это необходимо делать

Сделать и предоставить платежный счет от любого ИП, образец которого есть в материале, можно, когда в этом есть необходимость. Обычно в процессе сотрудничества клиента и продавца заключается договор обычного типа, где подробно указываются нужные данные, включая объемы и сроки для поставок, а также цену, которую необходимо оплачивать.

Как выставить счет на оплату от ИП образец

Деньги

Как выставить счет на оплату от ИП образец

В таких случаях также понадобится заключать договор, при этом указывая в нем только основные сведения о сотрудничестве. Его не относят к первоначальной документации, он не регулируется законодательно и не должен отражаться в бухгалтерском учете. Его цель состоит в уведомлении заказчика о необходимости вносить платежи и фиксировать сумму, а также предоставлять платежные реквизиты. Возникают ситуации, когда счет действительно срочно необходим.

  • Если отсутствует договор, заключенный между компанией и ИП.
  • При наличии договора, где нужно прописать необходимость составлять счета.
  • При отсутствии установленной суммы оплаты в документе.
  • Если сделка относится к конкретному виду деятельности, например, услугам электричества или связи.
  • Если контрагент уже внес предоплату.

В других случаях во время перечисления средств обычно ориентируются на накладные, акты и договоры, также обходятся без документов-оснований, указывая названия товаров и услуг в сведениях о платежах. Но поскольку счета для оплаты предназначены для наведения порядка в бухгалтерии, лучше использовать их в работе. Этот процесс можно поручать бухгалтерам в офисе или на аутсорсе, чтобы составить персональный список счетов.

Предлагаем ознакомиться  Кто должен подписывать справки о составе семьи

Как его отправлять

Любой счет юридическому или физическому лицу всегда выписывается сотрудником отдела бухгалтерии. Когда документ будет полностью и правильно заполнен с учетом всех необходимых полей, его передают директору компании, который должен поставить на нем свою подпись. Также можно добавить печать, но это необязательно, поскольку с 2016 года предприниматели и юр. лица при желании могут не пользоваться печатью.

Важно! При наличии ошибочных данных в документе лучше не исправлять их, а выписать новый. Это поможет избежать путаницы в дальнейшем, включая бухгалтерские ошибки.

Оформлять такой документ нужно в двух копиях, одну из них направляют лицу, оплатившему услугу или товар, второй должен остаться у организации или предпринимателя, которые его выписали. Счет заполняют на обыкновенном листе А4 или фирменном бланке от организации, используя правильный шаблон. Второй вариант гораздо лучше, потому что он не требует постоянно добавлять информацию о предприятии.

Шаблон не считается унифицированным, поэтому каждый ИП и компания могут создать свою индивидуальную форму и использовать ее в виде персонального образца. Если компания либо ИП давно работают в своей сфере, у них уже есть стандартная форма такого бланка, в которой будут меняться только сведения о получателях, а также названия услуг и товаров.

Порядок выписки

Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.

Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).

Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.

Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.

Как выставляют счет на оплату от ИП

Этот документ выписывает сотрудник бухгалтерии и передает его на подпись руководителю организации. Наличие печати на документе не обязательно, поскольку как ИП, так и организации могут не использовать печать в своей деятельности. 

Счет на оплату оформляется в двух экземплярах: один передается покупателю товара или услуги, второй остается у продавца. 

В случае обнаружения ошибок в выписанном счете, стоит выписать счет заново, а не вносить исправления в документ. Но при необходимости счет можно исправить. О том, как это сделать, читайте ниже.

Необходимо контролировать поступление оплаченной суммы, которая должна перейти на счета владельца бизнеса до даты, указанной в платежном счете либо договоре. Не стоит затягивать оплату, потому что пока не закончится договорной срок, продавец не сможет поменять соглашение и расторгнуть сделку.

Обратите внимание!Бывают ситуации, когда банковские реквизиты, принадлежащие клиенту, указывают с ошибкой, в этом случае нужно быстрее предупредить об замене данных подрядчика, направив ему письменный запрос. Это поможет продлить сроки по документу и исправить ошибки.

Наличие счета от ИП позволяет контролировать сроки и проведение оплаты по каждому товару либо услуге, реализуемому продавцом. Такой документ нужно заполнять по шаблону стандартного типа или образцу, принятому в компании. Клиент может оплатить счет при помощи наличных или безнала в зависимости от возможностей.

Дополнительная информация

Основание для выставления. Это могут быть:

  • договор поставки товара (работ, услуг);
  • заявка покупателя о резервировании партии товара;
  • товарная накладная на поставку товара;
  • и другие.

Как выставить счет на оплату от ИП образец

Условия получения товара. Например:

  • самовывоз;
  • получение с транзитного склада;
  • доставка товара поставщиком по конкретному адресу;
  • и другие.

Если по условиям договора счет выписан в иностранной валюте, а оплату требуется произвести в российских рублях, то можно и нужно указать, какой курс будет действительным при оплате.

Можно указать, в течение какого отрезка времени поставщик гарантирует наличие товара, указанного в документе.

Если завершается отчетный период, то можно указать конкретную конечную дату получения товара покупателем. Тем самым предотвратить наличие аванса от покупателя на отчетную дату, который в обязательном порядке отражается в декларации по НДС.

Область применения

Счета на оплату в основном в ходу между юридическими лицами. Выставляться они могут хоть в электронном виде, хоть по мобильной или факсимильной связи — главное, чтобы документ читался отчетливо.

Счет на оплату

Но как быть, если продавцом выступает индивидуальный предприниматель? Не стоит теряться — все реквизиты в таком случае будут те же самые. Требования к оформлению счета на оплату — такие же. А подписывать его будет сам ИП в трех лицах — за себя, за бухгалтера и за исполнителя.

Может быть и такой вариант — покупателем выступает физическое лицо. Как быть в этом случае? Что указать? Какой будет порядок оформления счета на оплату? В таком случае вписываются данные о физическом лице — его ФИО, паспортные данные, место постоянной регистрации, фактическое место проживания, телефон и другая необходимая информация.

Оцените статью
Правознавство
Adblock detector