Профстандарты в сфере делопроизводства

Должностная инструкция с учетом профессионального стандарта: структура документа

1. Общие положения.

Здесь чаще всего отражаются:

  • сведения о назначении инструкции;
  • порядок назначения человека на должность, его подчиненность;
  • требования к уровню образования и опыту сотрудника;
  • требования к знаниям и умениям специалиста.

2. Функциональные обязанности.

Здесь фиксируется перечень типичных действий сотрудника, составляющих его работу на занимаемой должности.

3. Права.

Основные права, которые отражаются в документе, чаще всего связаны с доступом человека к тем или иным корпоративным сведениям, а также с возможностями его взаимодействия с другими сотрудниками по различным вопросам.

4. Ответственность.

Здесь фиксируются, как правило, стандартные формулировки — о том, что сотрудник несет ответственность за свои действия в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами.

5. Заключительные положения.

Здесь обычно отражается, что:

  • инструкция составлена в 2 экземплярах;
  • сотрудник знакомится с инструкцией и удостоверяет ознакомление с ней подписью.

образец должностной инструкции по профессиональному стандарту

Утверждается должностная инструкция руководителем предприятия.

Рассмотрим, какие именно формулировки профстандартов могут быть использованы в целях составления должностной инструкции. Полезнее всего будет изучить их в части тех разделов, которые являются в наибольшей степени зависящими от специфики конкретной должности работника («Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права»).

Какие профессиональные стандарты регулируют деятельность специалистов в сфере ДОУ

Деятельность специалистов, занятых в сфере документационного обеспечения управления, регулируется двумя основными профессиональными стандартами:

  • Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией1 и
  • Специалиста по управлению документацией организации2.

Также к этой области частично можно отнести профессиональные стандарты:

  • Специалиста по управлению персоналом3 (для должностей, связанных с ведением кадрового делопроизводства) и
  • Корпоративного секретаря4 (для должностей, обеспечивающих деятельность хозяйственных обществ).

Названные профессиональные стандарты в реестре отнесены к Административно-управленческой и офисной деятельности и имеют коды соответственно 07.002, 07.004, 07.003 и 07.006.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» включает обобщенные трудовые функции, отмеченные во фрагменте этого документа цифрами «1».

К должностям, обеспечивающим эти функции, относятся:

  • секретарь-администратор (традиционно работник с таким функционалом в организациях называется «секретарь на ресепшн»), он занимается приемом и распределением телефонных звонков, организует работу с посетителями;
  • делопроизводитель, который осуществляет некоторые (в основном технические) функции по работе с документами, организацию их текущего хранения и подготовку к передаче в архив;
  • секретарь руководителя, нацеленный на решение задач, связанных непосредственно с деятельностью руководителя организации, включая планирование его рабочего дня, организацию телефонных переговоров, командировок, работу с посетителями в приемной руководителя, организацию работы с документами и др.;
  • помощник руководителя, деятельность которого связана с информационным обеспечением деятельности руководителя (она имеет большую аналитическую составляющую, чем деятельность секретаря руководителя).
Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н)

В целом, какие должности по данному профстандарту какие обобщенные функции выполняют и к какому уровню квалификации относятся, лучше показать таблицей.

Таблица 1

Трудовые функции, описанные профстандартом «Специалист по органи- зационному и документационному обеспечению управления организацией»

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации» включает следующие обобщенные трудовые функции:

  • документационное обеспечение управления организацией,
  • руководство деятельностью по документационному обеспечению управления организацией,
  • управление документацией организации.

К должностям, обеспечивающим эту деятельность, относятся:

  • документовед или специалист подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ), который осуществляет все виды работ по ДОУ, занимается организацией документооборота, проектированием и внедрением СЭД, организацией оперативного хранения документов;
  • руководитель подразделения ДОУ (департамента, управления, службы, отдела), который возглавляет работу подразделения и несет ответственность за все виды работ по ДОУ в организации;
  • управляющий документацией или заместитель руководителя организации по вопросам управления документацией – специалист, выведенный на второй уровень управления, занятый вопросами стратегического планирования и организацией построения системы управления документацией организации.

Таким образом, первый профильный профстандарт в сфере ДОУ в большей степени включает работы, связанные с обеспечением деятельности руководителя, дает характеристику секретарским должностям разных категорий, а также может быть применен в небольшой организации для работников, совмещающих функции секретаря и делопроизводителя.

А второй профильный профстандарт нацелен на обеспечение деятельности отдельного структурного подразделения – службы ДОУ в средней или крупной организации. Он также включает характеристику управляющего документацией, наличие которого характерно для крупных корпораций, в них деятельность по управлению документами приравнена по значимости к производственной, финансовой, проектной и иным ключевым сферам деятельности.

Предлагаем ознакомиться  Выезд за границу с долгами в 2020 году: способы выехать из России

Профстандарт как основа для должностной инструкции: сведения из раздела 1

Профстандарт в общем случае содержит (п. 6 методических рекомендаций, утвержденных приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 29.04.2013 № 170н):

  • раздел 1, в котором фиксируются общие сведения о позиции, для которой определяются квалификационные требования;
  • раздел 2, в котором содержится описание всех трудовых функций, которые входят в соответствующий профстандарт;
  • раздел 3, в котором отражаются сведения об обобщенных трудовых функциях, а также развернутые характеристики конкретных трудовых функций;
  • раздел 4, в котором отражаются данные об организациях, разработавших профстандарт.

Для нас наиболее полезными будут, очевидно, первые три раздела.

Из раздела 1 профстандарта в целях составления инструкции можно извлечь наименование занятия по коду ОК3 (графа «Группа занятий»). Именно эта графа определяет название должности, для которой составляется инструкция. Также наименование должности по инструкции может базироваться на сведениях в графе «Возможные наименования должностей» подраздела «Обобщенная трудовая функция» раздела 3 профстандарта.

Профстандарты или квалификационные справочники?

Кроме профессиональных стандартов типовые квалификационные требования определены в таких нормативно-методических документах, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих поиском в справочной правовой системе удалось найти характеристики для 10 специалистов, в наименовании которых фигурирует слово «секретарь» (и тут надо обращать внимание не только на подходящие наименования специальности, но и на сферу деятельности организации):

1. В Общеотраслевых квалификационных характеристиках должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) нашлись:

  • корпоративный секретарь акционерного общества,
  • секретарь-машинистка,
  • секретарь незрячего специалиста,
  • секретарь руководителя;
  • ученый секретарь.

2. В Квалификационных характеристиках должностей работников образования (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н):

3. В Квалификационных характеристиках должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.01.2011 № 1н):

  • ученый секретарь совета учреждения,
  • ученый секретарь совета факультета (института).

4. В Квалификационных характеристиках должностей работников культуры, искусства и кинематографии (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 30.03.2011 № 251н):

  • ученый секретарь библиотеки, централизованной библиотечной системы;
  • ученый секретарь музея (зоопарка).

А «референт» в ЕКС нашелся только один – лишь в Квалификационных характеристиках должностей работников организаций атомной энергетики (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 10.12.2009 № 977).

В отличие от профстандартов квалификационные справочники построены таким образом, что содержат характеристики для каждой отдельной должности, работы или профессии. Анализ ЕКС показывает, что он недостаточно точно отражает реалии современного рынка труда – называет не все должности, не учитывает актуальные требования к уровню образования специалистов, содержит лаконичные характеристики квалификации работников и описание их должностных обязанностей.

Работа по подготовке профстандартов велась буквально последние годы, некоторые разрабатываются в текущий момент, некоторые, прежде разработанные, уже обновляются. Потому профстандарты являются самыми актуальными документами, содержащими требования к квалификациям работников. Кроме того, к их разработке привлекаются эксперты из образовательных учреждений, государственных органов и бизнес-сообщества, что позволяет подготовить более всесторонние характеристики различных видов профессиональной деятельности. Они дают более широкие возможности для работы по улучшению качества персонала.

На данный момент и квалификационные справочники, и профессиональные стандарты приравнены по своей значимости. Но обратите внимание на абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, где говорится, что в случае, когда для какой-либо должности, специальности или профессии в правовых актах РФ установлены особые условия, определенные компенсации, льготы или ограничения, эти должности (специальности, профессии) должны называться в соответствии с квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Предлагаем ознакомиться  Смертная казнь в разных странах мира: жестокая и беспощадная - Экстремально || Страны в которых применяется смертная казнь

Работодатели при этом вправе самостоятельно выбирать, на какой нормативно-методический документ ориентироваться.

Однако следует отметить, что разработчики профессиональных стандартов старались увязывать новые наименования с уже существующими в различных классификаторах и справочниках. Так в разделе I «Общие сведения» наименование вида профессиональной деятельности указывается с учетом Общероссийского классификатора видов экономической деятельности (ОКВЭД) и Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ), а в разделе III «Характеристика обобщенных трудовых функций» наименование должностей и профессий соотносятся с ЕКС и ЕТКС. И только в случае отсутствия аналога в соответствующей графе профессионального стандарта стоит прочерк.

В случае противоречий, в т.ч. в части квалификационных требований, между профессиональными стандартами и квалификационными справочниками, рекомендуется пользоваться профстандартами, как документами более современными, однако это остается на усмотрение работодателя.

В перспективе, когда будет разработан весь объем профессиональных стандартов и будут покрыты все отрасли и виды профессиональной деятельности, планируется отмена ЕКС и ЕТКС. Однако этот процесс, скорее всего, будет проходить в течение достаточно длительного времени.

Итоги

Определять перечни трудовых функций работника, фиксируемых в должностной инструкции, работодатели должны на основе профстандартов для соответствующей должности (либо, если это установлено федеральным законодательством, — в полном соответствии с профстандартом). Решение данной задачи облегчается тем, что современные профессиональные стандарты во многих случаях содержат все необходимые сведения для заполнения разделов «Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права» должностных инструкций.

Направления использования профессиональных стандартов в организации

1. Они могут применяться для построения служб ДОУ в различных по масштабу организациях. Обобщенные трудовые функции и трудовые функции представляют собой участки работы по ДОУ, которые могут быть поручены как отдельным сотрудникам, так и целым структурным подразделениям, включенным в состав службы. Трудовые функции сгруппированы по определенным направлениям деятельности, что позволяет правильно распределить работу в соответствии с логикой делопроизводственного процесса.

2. Наименования должностей, включенных в профессиональные стандарты, могут являться основой для подготовки штатного расписания.

3. Также профессиональные стандарты применяются с целью разработки локальных нормативных актов организации и в первую очередь должностных инструкций работников. В них из профстандартов следует позаимствовать квалификационные требования, выполняемые функции и должностные обязанности.

4. Перечисленные в стандарте трудовые действия являются теми элементами работы, которые можно нормировать. Используя формулы расчета необходимой численности, построенные на основе определения трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, можно рассчитать явочную численность5 работников службы ДОУ.

5. В стандартах для каждой обобщенной трудовой функции (должности) установлены уровни квалификации работников. Эти уровни утверждены приказом Минтруда России от 12.04.2013 № 148н. В их описании даются такие показатели, как «полномочия и ответственность». Например, для 1 уровня квалификации установлено, что это «деятельность под руководством», для 2 – «деятельность под руководством с элементами самостоятельности», для 7 – деятельность «с принятием решения на уровне крупных организаций или подразделений». Используя этот инструмент, можно построить систему должностей службы, установить их подчиненность.

6. Поскольку в стандартах дается подробная характеристика умений и знаний, необходимых для выполнения трудовых функций, они могут быть использованы для подготовки планов и программ обучения, повышения квалификации и переподготовки работников.

7. Также с учетом этих показателей могут быть разработаны тестовые и иные контрольно-измерительные материалы для проведения аттестаций работников.

Кроме того, может проводиться независимая оценка квалификации работников или соискателей, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности / должность. Это процедура подтверждения соответствия квалификации человека положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным нормативными правовыми актами РФ, проводится независимым центром оценки квалификаций.

Данная деятельность регулируется Федеральным законом от 03.07.2016 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации». Сама оценка квалификации проводится в форме профессионального экзамена по Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16.11.2016 № 1204. Профессиональный экзамен может проводиться как по инициативе соискателя за его счет, так и по направлению работодателя за счет средств работодателя.

Процедура предполагает предоставление соискателем в центр оценки квалификаций установленного комплекта документов, рассмотрение центром этих документов, информирование соискателя о месте, времени, дате проведения профессионального экзамена и проведение такого экзамена.

Результаты экзамена оформляются установленным в Правилах комплектом документов и направляются в Совет по профессиональным квалификациям. Совет проверяет, обрабатывает и признает результаты независимой оценки квалификации, принимает решение о выдаче соискателю свидетельства о квалификации, направляет сведения об этом в автономную некоммерческую организацию «Национальное агентство развития квалификаций» для внесения их в реестр.

На основании решения Совета по профессиональным квалификациям центр оценки квалификаций выдает соискателю свидетельство о квалификации в течение 30 дней со дня проведения экзамена.

Предлагаем ознакомиться  Банк югра ипотека

Независимая оценка квалификации является добровольной и для работников, и для работодателей.

Таким образом, работодатель вправе, но не обязан направлять работников на прохождение НОК, и если работодатель хочет направить работника на прохождение оценки квалификации, то только с его согласия, сохраняя при этом за работником место работы (должность) и среднюю зарплату по основному месту работы (ст. 187 ТК РФ).

Также следует иметь в виду, что в Трудовом кодексе РФ нет основания для увольнения работника, квалификация которого по результату экзамена независимым центром оценки квалификации признана несоответствующей профессиональному стандарту.

В этом случае работодатель может обучить работника, доведя его квалификацию до установленного в стандарте уровня, или провести аттестацию работника, по результатам которой в случае неудовлетворительных результатов расторгнуть трудовой договор на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Направление на оценку в независимый центр не является законодательно установленной обязанностью работодателей. Даже те организации, для которых профстандарты станут обязательными с 1 января 2020 г., могут проводить оценку квалификации своих работников с помощью любых форм: аттестации своими силами, сертификации в независимом центре и др.

Аттестация является важной процедурой в том случае, если по результатам проверки соответствия квалификации работника требованиям профессионального стандарта работодатель предполагает увольнять работников по основанию, указанному в п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Если нет, и организация просто хочет «подтянуть» уровень сотрудников, она может обойтись без сложной процедуры аттестации, а провести, например, экзамен или тестирование, которое установит соответствие работника требованиям профстандарта, и далее на основании его результатов могут быть составлены планы обучения, повышения квалификации, переподготовки сотрудников.

Должностей в сфере ДОУ, для которых обязательна независимая оценка, нет.

Свидетельство о квалификации выдается соискателю, прошедшему экзамен в центре оценки квалификации (ЦОК), и принадлежит ему. Срок действия свидетельства определяется советами по профессиональным квалификациям и отражается в реестре сведений о проведении независимой оценки квалификации. Этот срок устанавливается советами в зависимости от темпов развития каждого конкретного вида профессиональной деятельности (обновления технологий, необходимых знаний и умений).

Как и любой другой документ об образовании, работник или соискатель может предоставить это свидетельство работодателю. В ТК РФ этот документ не назван в числе обязательных, которые человек должен предъявить работодателю при трудоустройстве. Поэтому соискатель может (но не обязан) принести на собеседование оригинал свидетельства, а работодатель может снять с него копию и поместить ее в личное дело работника.

Если работник получил неудовлетворительную оценку при прохождении профессионального экзамена, ему выдается не сертификат, а заключение о прохождении экзамена с рекомендациями для соискателя. В этом случае работодатель может принять решение о проведении аттестации или о необходимости обучения работника, но может и проигнорировать результаты оценки, если работник ему действительно важен.

Учитывая, что независимая оценка – дело добровольное, работник не обязан уведомлять работодателя о ее прохождении (и результатах), а работодатель не обязан это как-либо контролировать и требовать от работника сертификат, даже если работник такую оценку прошел.

Работодатель вправе с письменного согласия работника направить его на такую проверку в ЦОК за счет работодателя. Только в этом случае организация имеет право затребовать сертификат.

Сведения о сертификатах, полученных гражданами, передаются в соответствующий реестр. Но там сейчас можно найти свидетельство по регистрационному номеру и дате выдачи, а вот поиск по Ф.И.О. пока не производится.

ЦОК – не «проверяющий орган». Он скорее обслуживает интересы работников и работодателей, например, когда работодатель хочет понять квалификацию (соответствие профстандарту) работника либо претендента на должность, либо когда человек хочет документально подтвердить свою квалификацию.

Государство планомерно и очень настойчиво развивает тему профстандартов и ЦОК, создавая все больше регулирующих правовых актов, ведя огромную работу по созданию профстандартов. Очевидно, это связано с желанием повысить эффективность труда. И если государство задалось этой целью, оно обязательно доведет дело до конца. А пока независимая оценка – дело добровольное (и не пользующееся большой популярностью, поскольку платное), но это может и поменяться.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Оцените статью
Правознавство
Adblock detector