Как создать должностной функционал

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

  • установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

  • определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

  • установление пределов ответственности работника.

Таким образом, главное предназначение должностной инструкции — определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Важность функциональных обязанностей

Соискатели в большинстве случаев не имеют четкого представления о том, какая работа им предлагается. Знание всех главных функциональных обязанностей является ключевым элементом во время подбора персонала. Именно так претенденты смогут понять, что хотят от них работодатели.

Функциональные обязанности должен понимать каждый претендент на ту или иную вакансию. Во всех объявлениях указаны названия должности, но чтобы устроиться на работу, необходимо иметь представление о своих дальнейших обязанностях. При помощи небольшого перечня будущих задач работника можно быстро сформировать более четкое и подробное представление о вакансии.

Все работодатели должны максимально подробно описывать обязанности, изложив их на листе бумаги. Чтобы вакансии были составлены правильно и грамотно, необходимо прописать в них следующие пункты:

  • Функциональные обязанности.
  • Полномочия.
  • Обозначить уровень ответственности.

Данное подробное описание позволит многим руководителям не сталкиваться с вероятными недоразумениями, а также не тратить свое время на неподходящие кандидатуры.

Все организации включают в себя отделы, которые должны выполнять конкретные задачи и инструкции. Можно выделить главные функциональные обязанности отдела общего назначения:

  1. Постоянное обеспечение и внедрение стандартов унифицированных систем.
  2. Организация работы, связанной с обработкой документации, которая поступает на предприятие. Также необходимо постоянно контролировать корреспонденцию, письма и другие печатные материалы.
  3. Обеспечение действенной системы контроля над всеми подразделениями.
  4. Контроль работы секретариата, а также прием и методы обработки корреспонденции.
  5. Проверка правильного оформления материалов, которые должны направляться в судебные органы.
  6. Разработка и утверждение плановых проверок в области структурного подразделения предприятия.

Работники отдела общего назначения должны правильно организовать деловое производство, использовать технические средства, вычислительную технику, операционную систему, а также вовремя проверять на грамотность все оформленные документы.

Любая организация должна позаботиться о том, чтобы взять специалиста, который будет управлять автоматизированными системами управления. Он должен иметь полное высшее образование, которое полностью соответствует направлению подготовки. Особенное внимание уделяется стажу работы по данной специальности, а также на руководствующих должностях.

Можно выделить основные функциональные обязанности специалистов по автоматизированным системам управления:

  • Руководство, организация и дальнейшее внедрение важных проектов, которые направлены на совершенствование производственного процесса. Специалист может применять современные методы вычислительной техники, инновационные коммуникации и связи.
  • Организация исследований, которые направлены на систему управления, порядок и методы планирования.
  • Непосредственное принятие участия в написании технического задания, чтобы создать автоматизированную систему управления производственным процессом.
Предлагаем ознакомиться  На работу по совместительству нужен второй больничный лист

Главный специалист должен не только в полной мере выполнять свои функциональные обязанности, но и нести ответственность за совершенные действия. Может взыскиваться штраф в случае невыполнения возложенных должностных задач, а также при неполном использовании всех предоставленных прав для работы. Главные специалисты несут ответственность в случае несоблюдения правил внутренних трудовых распорядков, охраны труда, а также техники безопасности на производственном процессе.

Также необходимо обязательно учитывать санитарную и противопожарную защиту. Специалисты ни в коем случае не должны разглашать важную информацию о предприятии, на котором они работают.

В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

Как создать должностной функционал

Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.

Для каких целей используется  должностная инструкция

Используя должностную инструкцию работодатель может:

  • доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;

  • распределить трудовые функции между работниками;

  • оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;

  • оценить качество выполнения работником трудовой функции;

  • доказать  несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

  • доказать  правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Какими качествами должен обладать работник?

В первую очередь все работники квалифицируются по общим показателям и данным. Руководители могут оценить профессиональные особенности, сведения и качества каждого претендента.

Важные функциональные обязанности работников:

  • На ловкость обращается особенное внимание, когда нужно регулярно выполнять сложную ручную работу.
  • Опрятный внешний вид и пунктуальность. Особенно важно уметь общаться с клиентами или управлять специализированной техникой.
  • Мобильные качества. Некоторые должности подразумевают под собой поездки в командировки по требованию руководителя.
  • Хорошее физическое состояние и подготовка.

Форма представления должностной инструкции

1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.

Предлагаем ознакомиться  Заполненный образец приказа о приеме на работу 2020

При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.

2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.

Детализация круга задач

— бизнес-процессы

— и регламентирующие документы.

Другими словами, обеспечить нужную степень детализации задач с помощью действий. Информация о детализации задач выводится в Приложение к Должностному функционалу.

Практически освоить данный материал поможет прохождение курса «Школа бизнес-архитектора». Ближайший курс пройдет с 26 по 28 мая 2020 года. Записывайтесь.

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности,  участок работы.

Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи.

Как создать должностной функционал

Разобравшись с вопросом, что такое работа, стоит перейти к ее функциям. В первую очередь труд позволяет человеку материально обеспечить свое существование. Следующей функцией является продуктивная. Суть работы сводится к возможности для личности удовлетворить свою нужду в творчестве и самовыражении.

Социализирующая функция. Благодаря работе человек не только получает определенный статус, но и расширяет свой круг общения, начинает ощущать себя частью общества.

Социально-развивающая функция заставляет работника следить за своим уровнем профессионализма и при необходимости постоянно повышать его, чтобы продолжать быть востребованным в своей профессии.

Социально-экономическая. Воздействие работников на ресурсы (чаще всего природные: растения, минералы и другое) для того, чтобы превратить их в необходимые для общества блага. К примеру, нефть перерабатывают не только в бензин, но и пластмассу, из которой делают практически все: от ложек до мебели.

Социально-контролирующая. За многие века, благодаря трудовой деятельности человека, в обществе сформировалась определенная система взаимоотношений между работодателем и работником, которая отражена в законодательстве и многих других социальных сферах.

Социально-структурирующая. Благодаря ей за определенными работниками закрепляются различные функции, что способствует выделению разнообразных профессий и специализаций.

Социально-статификационная. Благодаря ей профессии разделяются на менее/более сложные, важные, престижные.

На любом предприятии или в организации работают руководители, которые относятся к категории специалистов. Можно выделить следующие функциональные обязанности руководителя:

  • Знание всей структуры предприятия.
  • Планирование своего рабочего дня, встреч, звонков, прием посетителей.
  • Выезд в краткосрочные командировки для решения основных задач.
  • Осуществление технического обеспечения деятельности организации.
  • Проведение переговоров, деловых встреч, прием посетителей.
  • Согласование особо важных вопросов с сотрудниками структурного подразделения.

Руководители должны вести деловое производство, а также регулярно контролировать сбор материалов и важной документации. Также нужно не забывать про подготовку аналитической и справочной информации.

Какие обязанности должны выполнять начальники?

Функциональные обязанности начальника определяются в конкретном объеме, который зависит от квалификационных характеристик. Список дел и поставленных задач может дополняться, а также уточняться во время подготовки должностных инструкций. Но при этом учитываются все возникшие обстоятельства.

Предлагаем ознакомиться  Как уволиться без отработки двух недель 2020: все возможные способы

Начальник должен правильно организовать полное обеспечение предприятия всеми необходимыми материальными ресурсами, которые могут потребоваться для дальнейшей производственной деятельности. При этом необходимо учитывать такие моменты, как качество ресурсов и их рациональное применение. Это требуется для того, чтобы сократить издержки производства и в конечном результате получить максимальную прибыль.

Начальник должен руководить текущими разработками проектов перспективного плана. В его обязанности включены балансы материального и технического обеспечения, а также составление производственных программ, вычисление ремонтных и эксплуатационных нужд на предприятии.

Как создать должностной функционал

— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;

— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;

— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;

— требования к знаниям работника;

— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:

  • действующее законодательство РФ;

  • локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;

  • приказы и распоряжения руководителя организации;

  • непосредственно должностная инструкция;

  • другие документы.

Права

В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.

В этом разделе указываются право работника:

  • на самостоятельное принятие решений;

  • на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;

  • требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

  • визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.

Порядок утверждения  должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.

При этом  должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.

После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.

После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).

Свою подпись работник может поставить:

  • на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;

  • в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;

  • на самой инструкции в соответствующей графе;

  • иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.
Оцените статью
Правознавство
Adblock detector