Классификатор приказов вам поможет

Основные виды документов

Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

  • ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
  • различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
  • личные дела и личные карточки;
  • невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
  • по оплате труда (лицевые счета и др.);
  • по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
  • по награждению работников (представления, копии решений и др.);
  • по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
  • связанные с вредными условиями труда.

Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2. При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3. Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
Предлагаем ознакомиться  Кто должен подписывать справки о составе семьи

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример
Предлагаем ознакомиться  Правила формирования личного дела сотрудника

Классификатор приказов организации

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Сроки хранения

Для определения сроков хранения различных документов используют номенклатуру дел организации за соответствующий год. В случае необходимости дополнительно применяют в работе действующий типовой перечень (по ссылке можно посмотреть о повсеместно сейчас используемых). Возможно для вашей организации составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, вам нужен именно он.

Основное внимание направляем на документы, которые предстоит хранить более 10 лет (часть из них – 75 лет). Такие документы требуют проведение упорядочения в соответствии с нормативными требованиями, что подразумевает проведение экспертизы ценности документов, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив.

Если сильно упростить ситуацию, то экспертиза ценности документов предполагает проведение проверки наличия в деле только правильно оформленных документов (в т.ч. подписанных, зарегистрированных, в случае необходимости заверенных печатью и т.п.). Если выявлены неправильно оформленные экземпляры, дубликаты, черновики (они даже могут не иметь юридической силы), то прилагаем усилия по исправлению ситуации.

Что необходимо сделать для долговременного хранения

Итак, если перед вами поставлена задача в установленном порядке упорядочить документы по личному составу, то необходимо:

  • используя нормативные перечни документов, определить сроки хранения (прежде всего вас должны интересовать документы с длительными сроками хранения – 15 и 75 лет);
  • обеспечить правильное формирование отобранных дел по личному составу (для этого часто пересистематизируют документы в деле);
  • технически оформить дело (т.е. провести нумерацию листов, оформление листа-заверителя, обложки дела, подшивку дела);
  • составить опись дел по личному составу;
  • в целях сохранности документов определить место их хранения (может быть архив вашей организации, архив правопреемника или вышестоящей организации, городской архив – последние варианты актуальны при ликвидации или реорганизации).
Предлагаем ознакомиться  Что представляет собой договор страхования

Обеспечить сохранность

Упорядоченные документы долговременного хранения (до 75 лет) могут находиться непосредственно в архиве организации или передаваться по договору на хранение в специализированную организацию (аутсорсинг).

Во всех случаях должна быть обеспечена их сохранность, даже если организация ликвидируется или проходит через процедуру реорганизации. В этом случае документы передаются правопреемнику. Если таковой отсутствует, то в вышестоящую организацию. Если опять мимо (отсутствуют перечисленные варианты), то в специализированный городской архив. Возможны варианты названия архива, поэтому всякий раз следует разбираться в конкретных обстоятельствах.

Иными словами, документы по личному составу (именно долговременного хранения) при любом развитии ситуации должны быть упорядочены по установленным правилам и должна быть обеспечена их сохранность, чтобы в случае необходимости к ним была возможность обращения заинтересованных лиц (чаще всего – ранее работавших в организации для получения каких-либо справок).

В следующих статьях рассмотрим подробнее принципы формирования перечисленных выше дел по личному составу.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Евгения Полоса

Оцените статью
Правознавство
Adblock detector