Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

Что обеспечивает электронная подпись на документе

ЦП создается благодаря средствам криптозащиты и заменяет ручную в ЭДО. Только квалифицированная ЭП придает цифровой информации юридическую значимость без предварительных договоренностей с адресатом. Об этом атрибуте и будем говорить далее. Что обеспечивает электронная подпись на документе:

  • позволяет идентифицировать автора письма;
  • гарантирует достоверность и актуальность информации;
  • защищает пакет данных от подделки;
  • подтверждает отсутствие поправок после подписания цифровой формы;
  • исключает доступ к сведениям посторонних лиц — благодаря криптошифрованию файл может открыть только адресат, которому предназначалось письмо.

Сферы применения КЭП:

  • корпоративный и отраслевой ЭДО;
  • подача обращений в арбитражный суд;
  • удаленная подача отчетности в госорганы, например, в Федеральную налоговую службу РФ или Пенсионный фонд;
  • отправка информации в госсистемы: ЕГАИС, ЕАИС, ЕСИА и др.;
  • участие в онлайн-торгах.

ЭП упрощает и ускоряет процесс обмена данными, повышает уровень защиты информации, снижает издержки на бумагу, услуги курьеров и почтовую доставку. Чтобы использовать КЭП в разных видах документооборота, обратитесь в аккредитованный УЦ и приобретите сертификат ЭП, который будет подтверждать ваше авторство на заверенных онлайн-формах. Электронно-цифровой идентификатор можно создавать в таблицах, текстовых и графических файлах.

Далее рассмотрим, как подготовить ПК, чтобы подписать вордовский документ электронной подписью.

Процесс создания подписи

Неквалифицированную электронную подпись на документе можно создать своими руками с помощью программ MS Office, которые установлены практически на каждом компьютере в офисе. Как сделать электронную подпись на компьютере самому? Офисный пакет позволяет подписывать документы в электронном виде, хотя такая подпись приобретает силу далеко не во всех случаях.

Для создания подписи разработана следующая пошаговая инструкция:

  • Откройте документ и наберите нужный текст. После этого поместите курсор на то место, где в дальнейшем будет стоять электронная подпись.
  • После этого зайдите в раздел «Вставка», а там выберите пункт меню «Строка подписи».
  • Откроется диалоговое окно, в котором в поля необходимо внести инициалы и фамилию подписывающего лица, а также его должность.
  • После этого на месте в документе появится отметка подписи.

Проверить такую подпись на подлинность практически невозможно, поэтому и юридической силы при заключении важных контрактов она не имеет.

Также можно воспользоваться похожим российским сервисом под названием «Карма». Это криптографический продукт, позволяющий генерировать не только текст, но и изображение. Факсимильная подпись и печать внешне неотличимы от настоящих, это позволяет использовать программу при ведении внутреннего электронного документооборота. С помощью программы «Карма» можно подписывать деловые сообщения в корпоративной элеткронной почте и не только.

Оба варианта не помогут ответить на вопрос, как сделать электронную подпись для госуслуг самому. Поскольку они не гарантируют защищенности информации инее позволяют проверить подлинность, чаще всего они используются только для внутреннего документооборота внутри организации, но не с внешними контрагентами.

Выберите документ, 
который необходимо подписать

Подписать можно файл любого формата.

Выберите сертификат, 
которым будет подписан документ

Если подходящий сертификат отсутствует в списке,
необходимо его получить или установить (если он у вас уже есть на токене). 
Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом,
выпущенным любым удостоверяющим центром.

Создайте файл подписи

Сервис сохранит файл подписи в папку с исходным документом с таким же именем и разрешением.sig.

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

Как подписать документ Ворд электронной подписью в КриптоПро Office Signature

Итак, ЭЦП — это основной инструмент для удаленного обмена информацией между участниками ЭДО. Идентификатор формируется не сам по себе, а с использованием специальных средств, полученных в аккредитованном центре:

  • ключевая пара: закрытый (секретный) и открытый (публичный) ключи;
  • сертификат ЭП (СКПЭП).

ЭП создается посредством секретного ключа, который записывается в УЦ на защищенный аппаратный носитель (флешку, электронную карту) или на ПК (в реестр операционной системы). Кроме генерации ЭЦП, секретный ключ нужен для расшифровки полученного письма. Публичный ключ работает в связке с секретным, служит в качестве доказательства подлинности ЭЦП и идентифицирует автора письма.

Для публичного ключа выпускается СКПЭП — это документ в цифровом или бумажном виде. Он содержит открытый ключ и сведения о владельце. При отправке файла, заверенного ЭЦП, сертификат автоматически передается адресату. Как правило, СКПЭП выпускается на 12 месяцев, по истечении этого срока он требует продления.

Зачастую все перечисленные средства КЭП записываются на специальную флешку (USB-токен, аппаратный носитель), например, Rutoken, eToken или JaCarta. У каждой системы, принимающей сертификаты ЭП, есть свои условия по ее реализации. Например, для работы с ЕГАИС подойдут не все USB-токены, а только Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta SE.

Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

На рынке криптографических утилит представлен большой выбор продуктов для заверки текстовой информации в формате .docx в разных версиях MS Office. Веб-компоненты MS Office 365 не поддерживают функциональность электронного атрибута, для остальных релизов, начиная с v.2003, можно подобрать оптимальный продукт для реализации функций ЭП.

Подпись бывает прикрепленной — присоединяется к пакету данных, или открепленной — в отдельной форме. Все способы, как подписать документ World электронной цифровой подписью:

  1. В самом приложении (через специальный плагин или без него).
  2. В КриптоАРМ или в другом вспомогательном ПО.
  3. В веб-сервисах, например, Крипто.Контур.

Чтобы у адресата не было проблем с просмотром файла, рекомендуется создавать его в той же версии Word. Как правило, госорганы, принимающие отчетность в онлайн-режиме, указывают версию текстового процессора в требованиях. Независимо от используемых средств для заверки, на ПК обязательно должен стоять криптопровайдер.

Плагин позволяет подписывать пакеты данных напрямую из приложения Ворд без установки отдельного софта. Этот модуль актуален для любых версий текстового процессора, кроме 2003. В v. 2007 можно работать как с плагином, так и без него (алгоритм описан ранее), в v. 2010-2019 — только с плагином.

Специальный программный продукт от компании ООО «Цифровые технологии» имеет встроенные механизмы для генерации КЭП и зашифровки документации любого размера и формата. Стоимость и функциональные возможности софта зависят от тарифа.

Crypto.Kontur — один из самых востребованных веб-сервисов для заверки цифровых файлов. Приложение от «СКБ Контур» позволяет визировать цифровые формы с расширением .pdf, .doc, .xml, но по размерам есть ограничения — до 100 Мб. Еще один минус онлайн-сервиса — возможность формировать только отсоединенные КЭЦП. Преимуществ у Крипто Контур значительно больше:

  • реализация всех функций КЭП: создание, зашифровка, проверка подлинности и дешифрование;
  • полная совместимость с КриптоПро CSP;
  • в веб-сервисе можно работать бесплатно сразу после авторизации на сайте;
  • обмен данными без установки на ПК вспомогательных программ и плагинов;
  • проверка достоверности сертификатов от любых УЦ.

Получатель письма сможет открыть пакет данных и подтвердить подлинность идентификатора в Крипто Контур или любом другом приложении. Для создания ЭЦП авторизуйтесь в онлайн-сервисе и пройдите несколько простых шагов:

  1. В ЛК войдите в раздел «Создание ЭП».
  2. Выберите цифровую форму, которую требуется заверить, и СКПЭП.
  3. Щелкните по клавише «Подписать».

Онлайн-сервис сохраняет отдельный файл КЭП в папку с завизированным документом с таким же названием и форматом .sig. Архив с информацией хранится на сервере системы. Владелец СКПЭП может отправить адресату пакет данных в виде ссылки, полученной с сервера в личном аккаунте.

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить.

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

Выберите сертификат и нажмите ОК.

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

Вопросы и ответы

Убедитесь, что соблюдены 2 условия:

  • Для работы в сервисе выполните автоматическую настройку компьютера.
  • Перед подписанием документов необходимо установить сертификат подписи на компьютере, на котором вы проводите операции с электронными документами. Сделать это можно также в сервисе настройки компьютера.

Если все условия соблюдены, но поставить подпись не получается, обратитесь в круглосуточную службу техподдержки.

Примечание

Если вы используете медленное подключение к интернету или подписываете документы размером больше 100 МБ, их сохранение в электронном архиве может занять продолжительное время. Если вы хотите работать в Контур.Крипто с большими документами, пожалуйста, напишите нам письмо.

Подписание, шифрование и расшифрование документов на вашем компьютере. Таким образом обеспечивается безопасность закрытого ключа электронной подписи. При проверке электронной подписи, сохранении документа в электронном архиве, отправке ссылки для просмотра и скачивания подписанного документа информация загружается на сервер Контур.Крипто. Если для вас это неприемлемо — не используйте эти возможности.

Как поставить электронную подпись на документ Word без программ

В сборках Word 2003 и 2007 предусмотрена возможность генерации ЭП в самом приложении без использования отдельных программ и плагинов. Проблема этих версий состоит в том, что они уже устарели и почти нигде не применяются. Если у адресата стоит более поздний релиз ПО, подпись не отобразится, поэтому заранее согласуйте версию создания файла.

  1. В контекстном меню выберите опцию «Параметры».
  2. Перейдите на страницу «Безопасность» и щелкните по клавише «ЦП» — откроется список сертификатов, загруженных в реестр.
  3. Найдите в списке нужный СКПЭП и нажмите «ОК».
  4. Введите пароль от контейнера выбранного сертификата и подтвердите операцию клавишей «ОК».

Для версии пакета приложений 2007 порядок действий аналогичен, только вначале на боковой панели необходимо выбрать команду «Подготовить» и пункт «Добавить ЦП». В нижней части страницы отобразится значок, подтверждающий наличие идентификатора.

Если в файл вносятся правки, ЦП пропадает, и потребуется повторная заверка по описанному выше алгоритму. Для v. 2010-2019 такой вариант не подойдет. Придется задействовать специальный плагин, о котором поговорим ниже.

Предлагаем ознакомиться  Ошибки в едином государственном реестре недвижимости, как исправить ошибки в договоре купли-продажи квартиры, в документах
Оцените статью
Правознавство
Adblock detector