Ведомость выдачи расчетных листков образец

Ведомость выдачи расчетных листков образец

Добавлено в закладки: 0

Ведомость по зарплате – особый вид бухгалтерской документации, на основании данных которой работники получают заработную плату. Такой документ может составляться бухгалтерами по всему предприятию или только по его подразделениям.

Для подсчёта итоговых сумм используются данные, которые взяты из расчётной ведомости или индивидуальных листков расчёта оплаты труда, взятых у каждого работника.

Сам факт того, что денежное вознаграждение в виде заработной платы было в установленные сроки получено каждым сотрудником, подтверждается их личной подписью. Но, конечно же, есть разные виды заработных плат…

Расчетная ведомость по зарплате имеет утверждённую законодательством форму, в ней отражается только сумма, которую необходимо выплатить каждому работнику организации. Часто для начисления положенного оклада используются специальные расчётно-кассовые ордера. Не целесообразно использовать их на крупных предприятиях, где оформлено большое количество сотрудников, ведь ордер имеет срок действия только один день, а выдать зарплату такому большому количеству людей за столь ограниченный срок невозможно.

Для этого используется унифицированная форма №Т-51, выплата зарплаты по данной ведомости производится по бланку формы №Т-53. Некоторые предприятия используют для начисления и выплаты заработанных сотрудником денег единую ведомость по форме № Т-49.

Обязательна ли она

Расчетная ведомость по заработной плате обязательно присутствует в бухгалтерии каждого предприятия, ведь без этого документа невозможно произвести начисление зарплаты штату.

Всё чаще организации переходят на электронную бухгалтерию, а денежные средства перечисляют работникам на банковские карты.

При существовании такой системы в фирме необходимость использования платежных ведомостей отпадает, поэтому форма №Т-53 используется только в случае выдачи зарплаты наличными средствами на руки сотрудникам.

Ведомость выдачи расчетных листков образец

Расчетная же ведомость используется и в случае перечисления денег на карту.

Ведомость составляется на основании нескольких документов:

  • Табель учета рабочего времени. Количество отработанных работником часов обязательно отражается в регистре, на основании этого значения производится расчет начисленной ему суммы.
  • Бухгалтерские расчеты по всем дополнительно начисленным суммам и пособиям по временной нетрудоспособности.
  • Налоговые карточки – в ведомости обязательно указывается сумма удержанного подоходного налога.
  • Платежные ведомости, в которых указана сумма ранее выданных авансов.
  • Решения судебных органов о сумме удержаний из заработной платы работника.

В программе «1С: Зарплата и кадры» форма расчетной ведомости заполняется в электронном виде. Занимается этим, как правило, бухгалтер организации или лицо, исполняющее его обязанности. Вручную в ведомости проставляется только должность и подпись с расшифровкой лица, составившего данный документ. Составляется этот регистр в единственном экземпляре для бухгалтерии.

Согласно статье 196 ТК РФ, работодатель обязан информировать работника о размере причитающихся ему выплат. Это делается с помощью специального документа — «расчетки». Сведения о ее выдаче вносятся в журнал выдачи расчетных листков.

  • Темы:
  • Кадровое делопроизводство
  • Оплата труда

Наименования граф могут быть любыми, но следующие указать обязательно:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • табельный номер;
  • дата выдачи квитка;
  • подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

ВАЖНО! Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Наиболее легким и надежным способом фиксирования выплат денежных средств работникам организации является расчетная ведомость по заработной плате. Рассмотрим детально: что должен включать в себя данный документ, кем утверждаться и как заполняться.

Расчетная ведомость по заработной плате содержит всю информацию о денежных начислениях каждого сотрудника предприятия. Помимо поступлений средств из фонда оплаты труда, здесь просчитаны и прочие возможные материальные и социальные выплаты.

Но кроме денежных поступлений, в расчетной ведомости по заработной плате также прописываются и удержания денежных средств с того или иного работника. Таким образом, чтобы узнать конкретную сумму, которую работник получит на руки, необходимо ориентироваться на графу под названием «к выплате».

В ней то как раз и указана окончательная цифра на каждого сотрудника.

Законодатель утверждает, что выдача заработной платы должна быть своевременной, носить прозрачный характер независимо от того, каким образом происходит выплата денежных средств (наличные, безналичные расчеты).

Начисление и выдача заработка отображается в соответствующих бухгалтерских записях. Все проводки по обозначенным операциям возможны исключительно на основании зарплатной ведомости. Это унифицированный первичный документ, имеющий несколько разновидностей:

  • Т-53, расчётная ведомость, демонстрирующая расчёт ежемесячного заработка по каждому отдельному наёмному служащему;
  • Т-49, платёжно-расчётный документ, отображающий данные относительно расчёта и выплаты денежного вознаграждения при осуществлении наличных расчётов;
  • Т-51, платёжно-расчётная ведомость, использующаяся при безналичном расчёте с наёмными работниками.

На предприятии выдача заработной платы работникам может проходить на основе платежной ведомости, при составлении которой за основу берется расчетная. Также есть возможность оформить выдачу денежных средств при помощи расчетно-платежной ведомости. Конечно же, для составления данной документации необходимо иметь первичные документы.

К ним следует отнести табель учета рабочего времени, благодаря которому можно четко проследить за количеством отработанных часов каждого сотрудника организации. Безусловно, на каждом предприятии есть система поощрения работников за успешно и качественно выполненную работу. Основным вознаграждением является премия.

Все денежные поступления и удержания прописываются в расчетной ведомости в рублях и копейках.

Расчетная ведомость по заработной плате утверждена Постановлением Госкомстата по форме № Т-51, которая используется уже с 2004 года. Реквизиты в данном документе могут располагаться по-разному. Это напрямую зависит от вида деятельности организации и технологии обработки информации.

Составляет и оформляет расчетную ведомость бухгалтер предприятия, он же ее и подписывает. Данный документ не требует утверждения руководителем, так как по нему денежные средства работникам не выдаются.

Ведомость должна быть составлена как при выдаче заработной платы сотрудникам наличными, так и при оплате на карты банка. Составляется этот документ в одном экземпляре.

Итак, рассмотрим, как выглядит бланк расчетной ведомости и из чего он состоит. Документ имеет титульную сторону, где должны быть указаны следующие сведения:

  • наименование предприятия;
  • код предприятия;
  • дата составления расчетной ведомости;
  • общая сумма денежных средств, которые должны быть выданы работникам;
  • расчетный период, по которому составлена данная ведомость.

На обороте титульного листа расчетной ведомости должен быть лист с таблицей. Когда предприятие достаточно крупное, то таких листов может быть несколько. В таком случае, все страницы должны быть пронумерованы, а общее их количество отмечено в ведомости в специальной графе.

Как было сказано выше, расчетная ведомость имеет некую таблицу. Какие данные в нее входят? Таблица состоит из 18 граф, в которые должна вноситься следующая информация:

  • порядковый номер;
  • табельный номер сотрудника, который прослеживается по личной карточке;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • какую он занимает должность;
  • размер его оклада и тарифная ставка;
  • на основании табеля учета рабочего времени выставляется общее количество отработанных часов за отчетный период;
  • если работник выходил на работу в праздники или выходные дни, то эти часы проставляются в отдельной графе;
  • начисление повременной оплаты;
  • начисление сдельной оплаты;
  • иные виды начислений;
  • указываются сведения, где прописана стоимость материальных и социальных благ;
  • общая сумма начислений;
  • всевозможные удержания денежных средств (алименты, взносы и прочее);
  • налог на доходы;
  • общая сумма удержаний;
  • долг предприятия перед сотрудником за прошедший период;
  • долг сотрудника перед предприятием за прошедший период;
  • итоговая сумма к выплате.

Храниться расчетная ведомость должна в течение пяти лет, так как она относится к первичным учетным документам.

Ведомость выдачи расчетных листков образец

Перед тем, как выплатить заработную плату сотрудникам предприятия, бухгалтер обязан составить платежную ведомость. Эта процедура касается и выплаты премий, аванса и прочего.

Что из себя представляет бланк платежной ведомости по зарплате? Данный документ заполняется по форме № Т-53, согласно Постановлению Государственного комитета статистики 2004 года.

Документ распечатывается бухгалтером или заполняется в электронном виде. В платежной ведомости имеется таблица, которая включает в себя четыре-шесть столбцов и строк, число которых зависит от количества работников на предприятии.

Образец платежной ведомости по зарплате легко можно найти в интернете.

На титульном листе, так же как и в расчетной ведомости, указывается название предприятия или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и код организации. Также на титульнике должен быть указан срок действия данного документа.

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, платежная ведомость действительна в течение пяти дней с момента ее подписания руководителем. Здесь же необходимо проставить общую сумму денежных средств по данной ведомости.

  • порядковый номер записи;
  • фамилию, имя и отчество сотрудника;
  • должность сотрудника;
  • табельный номер;
  • дату выдачи расчетного листка;
  • подпись в получении «расчетки» и т.д.
Предлагаем ознакомиться  Бизнес в глухой деревне

Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?

Ведомость выдачи расчетных листков образец

В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате.

Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.

Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.

Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

  • экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
  • быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
  • просто: не требуется искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.

Трудовым законодательством за работодателем закреплен ряд обязательств: в частности, обязательное ведение расчетных листков с отражением данных о всех начислениях в течении месяца в пользу работника и о всех вычетах из общей суммы.

Но вот каким образом должны вручаться оговоренные листки труженикам и как можно зафиксировать их получение, законом не отрегулировано.

Зачем нужен?

В силу ст.136 ТК РФ руководство компании обязано уведомлять каждого работника о следующих составляющих заработной платы, начисленной в течение месяца:

  • размер оклада пропорционально к отработанным часам;
  • доплаты и надбавки, если присутствуют вредные факторы на рабочем месте либо переработки в виде ночных или праздничных часов;
  • размер удержаний НДФЛ или иных отчислений, к примеру, тех же алиментов;
  • общая сумме, которая будет выдана.

При этом в указанной норме сказано, что форма расчетного листка в каждой компании утверждается дирекцией совместно с профсоюзным комитетом, что подразумевает произвольное составление листка с обязательным отражением вышеуказанных данных.

Также в Письме Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 указано, что листки должны выдаваться труженикам не позднее дня выдачи зарплаты, но вот сколько раз в месяц — дважды либо единожды в месяц — не оговорено, в связи с чем возможно листок оформлять только при перечислении заработной платы, а не аванса.

Конечно, в каждой учреждении нормы ст.136 ТК РФ бухгалтерия исполняет, то есть ежемесячно составляет расчетные листки и вручает работникам.

Именно поэтому в некоторых организациях и заводят журнал, в котором регистрируется получение листка каждым работником под роспись с указанием даты во избежание обвинения теми же контролирующими органами в неисполнении обязательств, закрепленных ст.136 ТК РФ.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 содержит сроки хранения и порядок оформления практически всей документации, в том числе и первичной, которая ведется на многих предприятиях.

Так в п.412 присутствует расчетный листок, который в силу оговоренного Приказа должен храниться в компании не менее 5 лет и может быть уничтожен только после ревизионной проверки.

При этом в Приказе журнал регистрации выдачи расчетных листков отсутствует, что подразумевает его ведение в учреждении только по желанию руководства и бухгалтерии и соответственно не ведет к обязательному его оформлению.

Доказать, что сотрудник вовремя был уведомлен о размере своей заработной плате, а также о ее размере без письменного подтверждения, достаточно сложно.

Тем более никто из работников пять лет листки точно хранить не будет, а на копии указанного документа, который хранится в бухгалтерии, подпись тружеников, как правило, отсутствует, как и дата вручения.

Для того чтобы правильно отразить все необходимые данные с целью подтверждения получения листка, журнал должен содержать следующие графы:

  • порядковый номер;
  • ФИО сотрудника;
  • его табельный номер;
  • наименование должности;
  • дату выдачи листка;
  • подпись работника.

Расчетный лист по заработной плате - бланк

Другие сведения включать нет нужды, учитывая, что размер полученной суммы относится к персональным данным, для обработки которых требуется разрешение сотрудников.

Да и необходимости в дополнительных графах нет, хотя можно еще предусмотреть примечание, где возможно отразить тот же уход в декретный отпуск, что объяснит при плановой проверке отсутствие данных о работнике, который ранее вносился в список ежемесячно.

С примерным образцом журнала, а также порядком его заполнения можно ознакомиться ниже.

Обязательна ли она

Нужна ли ведомость выдачи расчетных листков – оформление, образец для скачивания

В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.

Ведомость выдачи расчетных листков образец

Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:

  • если листки бумажные — в отдельном кабинете (в бухгалтерии) при поочередном его посещении сотрудниками;
  • если листки электронные — посредством их отправки на e-mail, принадлежность которого конкретному лицу достоверно установлена.

Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах — несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников.

Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм — ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.

1. Расчетные листки как источники персональных данных хранятся не менее 5 лет (при проведении ревизий), не менее 75 лет — если не используются расчетные счета (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП — как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.

Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.

3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:

  • с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
  • в соответствии с локальными нормативами, регулирующими оборот кадровых документов.

Если работникам выдается расчетный лист, не прошедший установленную законом и локальным нормативом процедуру утверждения работодателем, то его выдача приравнивается к невыдаче (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). В этом случае в отношении работодателя могут быть применены штрафные санкции.

Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • должностное лицо работодателя — на 1000–5000 руб.;
  • работодателя как юрлицо — на 30 000–50 000 руб.
Предлагаем ознакомиться  Коммерческое предложение на поставку запчастей образец

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:

  • штрафа на должностное лицо — в сумме 5000–10 000 руб.;
  • штрафа на юридическое лицо — в сумме 30 000–50 000 руб.

Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?

Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ. Например, если «расчетку» не вручили работнику или в ней не указали все необходимые сведения, организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Руководителю и бухгалтеру сулит предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.

Такой же штраф предусмотрен для предпринимателей. Если подобное нарушение повторится, то сумма взыскания будет варьироваться в пределах от 10 000 до 70 000 рублей, вплоть до дисквалификации руководителя на срок от одного года до трех лет.

Убедитесь, что документ отражает следующие виды сведений:

  1. общую сумму к выплате;
  2. все составные части причитающейся сотруднику зарплаты (оклад, премию, доплаты за совмещение или работу в ночное время, «северные» надбавки и т.д.);
  3. размеры других начисленных сумм (отпускные, пособия, компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении, а также средства, в соответствии с локальными актами выделенные на оплату питания и проезда);
  4. удержания из зарплаты (НДФЛ, авансы за командировки, алименты, выплаты по исполнительным листам и т.д.).

Если работнику положена денежная компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты, ее также отражают в расчетном листке, отдельно или в графе «Другие начисленные суммы». В случае отсутствия задержек можно просто указать, что сумма компенсации нулевая.

Детали — в статье «Как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты».

В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Для чего нужна ведомость Роль ведомости проста, но в то же время значительна: она позволяет проконтролировать выдачу расчетных листков сотрудникам компании. Кроме того, она является доказательством того, что все эти документы были переданы заинтересованным работникам предприятия своевременно.

После выдачи расчетного листка каждый из них именно в ведомости расписывается о его получении.

В помощь кадровику — статья «Журналы, которые проверит инспектор. Как оформить подписи и решить другие вопросы». О нюансах архивного хранения важных документов читайте в статьях «В компании нет архива.

Важно: поскольку НДФЛ удерживается только с окончательной части месячной зарплаты, а не с аванса, целесообразно выдавать «расчетку» вместе со второй, итоговой выплатой. Читайте по теме в электронном журнале Требования к форме расчетного листка Законодатель не утвердил унифицированную форму для таких случаев.

Поэтому каждая компания разрабатывает собственный бланк в соответствии со ст.9 федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. Как правило, его разработка поручается бухгалтерии или кадровой службе, которая затем передает проект документа на утверждение руководителю организации.

Надо сказать, что на предприятии за отчетный период времени может быть заполнена не одна ведомость, а несколько (на каждое структурное подразделение в отдельности). Как составить ведомость Ведомость формируется в свободном виде, поскольку унифицированного образца ее на сегодняшний день нет.

ВАЖНО! Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал. Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков Вести журнал удобнее в виде таблицы.

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

Перейти  Как оплачивается бытовая травма по больничному листу

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам Работодатель сам решает, как должен выглядеть в 2017 году журнал выдачи расчетных листков (образец), и какие виды сведений в нем будут отражаться.

Количество столбцов может быть любым.

Чем больше разных типов сведений отражается в журнале, тем обширнее таблица. Каждая новая запись снабжается порядковым номером и вносится в отдельную строку.

Как при проверке трудовой инспекции подтвердить, что организация выполняет свои обязанности? Без письменного подтверждения факта это будет сделать достаточно сложно, тем более, что все проверки документарные.

Для этой цели многие работодатели ведут специальную книгу, в которой фиксируют факт вручения расчеток, хотя обязанность ее ведения на законодательном уровне не закреплена.

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

Тем не менее, книга получения расчеток позволяет подтвердить факт получения сотрудником документа, который является обязательным по закону.

Выдача расчеток производится уполномоченным работодателем сотрудником, который имеет доступ к персональным данным трудящихся. Им может выступать бухгалтер или сотрудник отдела кадров.

Получение сведений работником фиксируется в книге под его личную подпись в отведенной для этого графе.

В целом, в документе должны содержаться следующие сведения:

  • дата получения;
  • номер расчетного листка;
  • ФИО, табельный номер и должность сотрудника;
  • роспись сотрудника за получение;
  • ФИО и подпись сотрудника, ответственного за выдачу расчетки.

Зачем нужен?

Ведомость выдачи расчетных листков образец

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы выпишут штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей.

Утверждают документ приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Шаг 1. Титульный лист.

Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

Шаг 2. Табличная часть.

Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

Предлагаем ознакомиться  Проект перепланировки квартиры

Зачем нужен?

Декабрь 14th, 2018

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

Процесс их выдачи сотрудникам для каждого случая индивидуален, но он обязательно должен быть зафиксирован в нормативно-правовой документации компании.

Также обозначается форма расчетки и дата ее выдачи (в день выплаты заключительной части зарплаты).

Получите бесплатный доступ к сервисам для кадрового учета и бизнеса:

1.  ЗАРПЛАТА – для расчета зарплаты, отпускных, больничных, составления отчетности. Интеграция электронных больничных.

2.  ПЕРСОНАЛ – для автоматизации кадрового учета, заполнения документов, учета движения персонала, отчетности.

3.  ЭКСТЕРН – для подачи отчетности через интернет, лучший сервис из себе подобных.

Выдавать расчетный листок работодателя обязывает ст.136 ТК РФ. Любой работник должен знать и понимать, как работодателем начисляется вознаграждение за проделанную работу. Как разобраться в расчетном листе?

Проверяя документацию юридического лица, трудовая инспекция может потребовать подтвердить факт выдачи расчетных листков подчиненным.

Зачастую работодатели заводят специальную книгу, где фиксируется получение расчетного листа сотрудником.

Именоваться такой сводный документ может ведомостью.

Ведомость можно заменить журналом выдачи листов.

Оформление

Ведомость учета составляется в произвольном виде, утвержденного бланка на данный момент не существует.

Зачастую компании собственными силами разрабатывают форму.

Данный метод не запрещен законом, и новая информация заносится по уже придуманному шаблону.

Но если ведомость ранее на предприятии не велась, то существует определенный алгоритм действий для ее создания:

  • сначала на бланке указывается название организации (полное или сокращенное);
  • по центру листа записывается наименование документа и месяц, за который выдается расчетный листок;
  • затем ведомости присваивается номер и дата;
  • далее фиксируется структурное подразделение предприятия (отдел).

Последующая информация записывается в виде таблицы. Строки и столбцы определяются работодателем в зависимости от его потребностей.

Основные графы для регистрации расчетных листов:

  • порядковый номер листка;
  • день выдачи бланка;
  • сведения о работнике, получившего документ;
  • должность подчиненного;
  • личная роспись трудящегося.

Информация, содержащаяся в расчетном листке, запрещена для разглашения трудовым законодательством РФ, а, значит, данные не могут быть в неограниченном доступе для широкого круга лиц.

К персональным данным относится обозначение фамилии, имени и отчества штатного сотрудника, а также и сумма его зарплаты.

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

При выдаче данного бланка работодателем необходимо удостоверится, что информация, регистрирующаяся в ведомости, осталась недоступна для прочтения всем, кроме самого сотрудника.

Выдается расчетный листок работником, имеющим доступ к персональным данным штатных лиц (бухгалтер предприятия).

Сколько хранится?

Срок хранения ведомости в каждой организации обозначается индивидуально.

Он зависит от локальной документации фирмы или рассчитывается согласно законодательным нормам (не менее 3-х лет).

По истечении максимального срока значимость бланка теряется.

Он подлежит уничтожению при соблюдении норм для осуществления данного процесса, зафиксированного в законе.

Документ оформляется в единственном экземпляре, объем которого может различаться.

Оптимизировать выдачу расчетных бланков некоторые предприятия решают при помощи вынесения распоряжения, где фиксируется обязанность подчиненных получать под роспись расчетные листки.

Каждый сотрудник проставляет автограф при получении данного бланка.

Выводы

Составление ведомости учета выдачи расчетных листков не является неукоснительным действием работодателя, но является доказательством при возникновении претензий со стороны инспекции по труду.

Также данный документ сможет предотвратить судебные разбирательства по нарушению трудовых прав трудящихся.

За отказ от информирования сотрудников о сумме их заработной платы к юридическому лицу может быть применена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): для должностных лиц штраф в размере 1 тыс.руб., для юридических лиц — 50 тыс.руб.

Обязательна ли она

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

Также обозначается форма расчетки и дата ее выдачи (в день выплаты заключительной части зарплаты).

Выводы

Назначение РВ

Расчетная ведомость обозначена в нормативных актах под грифом Т-51. Эта унифицированная форма была утверждена еще в 2004 году Постановлением Госкомстата. Образец бланка взят с приложения к данному циркуляру. Основное предназначение ее это фиксация сумм, предназначенных к выплатам работникам предприятия. Здесь не ставятся подписи сотрудников в получении средств.

Обратите внимание: Формируется она как при оплате труда в виде наличных средств, так и переводе заработной платы на банковскую карту.

Существует еще и платежная ведомость, бланк которой имеет гриф Т-53, в котором отражаются уже начисленные средства, и работник расписывается в подтверждение получения денег. Ее используют только при оплате наличными.

Как выглядит РВ

Бланк Т-51 состоит из двух частей расположенных по обе стороны листа. Титульный лист содержит юридическое наименование работодателя (полное или сокращенное), соответствующее учредительным документам, ОКПО, название структурного подразделения (если оплата труда исчисляется по его работникам).

Кроме того, расчетная ведомость на заглавном листе содержит поля с описанием номера документа, даты его формирования, срока, за который проводится расчет. Некоторые реквизиты бланка разрешается менять, если того требует вид деятельности предприятия или способ обработки данных.

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

Другая сторона содержит унифицированную табличную форму, состоящую из 18-и столбцов и стольких строк, сколько работников в штате. Если на предприятии числится много сотрудников, листов с таблицами может быть несколько, все пронумерованы и общее количество вынесено в отдельное поле.

Бланк расчетной ведомости по заработной плате Т-51

Правила заполнения несложны. В строки бланка вносятся данные расчета по сотрудникам, одна строка – один работник. Суммы отражаются в рублях и копейках и округлений не допускается.

  • В строке надо заполнить следующие графы:
  • — номер по порядку;
  • — номер работника по табелю;

— Ф.И.О. сотрудника;

  1. — занимаемая должность;
  2. — величина оклада, тарифная ставка;
  3. — сколько времени отработано (в часах);
  4. — сколько часов отработано в праздники и выходные;
  5. — начисления;
  6. — изъятия и зачеты за прошлые переплаты (налоги в том числе);
  7. — задолженность компании перед сотрудником;
  8. — задолженность работника перед компанией;
  9. — суммарный итог.

Результаты расчетов заработной платы каждому сотруднику отражаются в поле «к выплате» (№18). По сути, вычисление итога – это решение примера с одним неизвестным – суммой зарплаты.

Обратите внимание: Как только данная унифицированная таблица готова и подписана, вся информация из Т-51 должна быть перенесена в платежную ведомость с грифом Т-53.

  • Незаполненных полей быть не должно, если показатели отсутствуют, то ставится прочерк.
  • Образец заполнения расчетной ведомости Т-51 по зарплате

Срок оперативного хранения ведомости ограничен.

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате: скачать образец оформления, обязательно ли вести такой документ, правила заполнения

Как только заканчивается период, отведенный для выдачи заработной платы (5 дней), напротив фамилии сотрудника, не получившего средства, в столбце «к выплате» ставится отметка «депонировано».

Сведения о том, что конкретному сотруднику в положенный срок не произведена плата за труд, берется из платежной ведомости Т-53. При необходимости приводится ссылка на соответствующую информацию (ведомость или ордер).

Чтобы провести расчет по унифицированной форме Т-51 бухгалтеру требуются данные, которые содержатся в следующих документах предприятия:

  • штатное расписание,
  • табель, предназначенный для учета рабочего времени,
  • документальные сведения о выработке продукции (если оплата сдельная),
  • приказы или распоряжения о назначении поощрительных выплат (премий),
  • приказы или распоряжения о назначении денежных санкций.

Для тех предприятий, которые используют компьютерную обработку данных, вся первичная информация заносится в базу данных и там находится на хранении. Автоматизированная система тоже должна функционировать на основе образца формы Т-51.

Расчетная ведомость создается бухгалтером, в обязанность которого входит, кроме того, последующая передача формы на хранение. В крупных компаниях для исчисления заработной платы выделяют отдельного сотрудника. Это связано с особой важностью мероприятий.

Именно он ставит подпись под расчетом на последней странице унифицированной ведомости, причем следует привести и расшифровку с указанием должности и полных Ф.И.О.

Виза руководителя здесь в отличие от Т-53 не ставится, поскольку по данному документу деньги не выдаются.

Обратите внимание

Расчетная ведомость составляется в единственном экземпляре по той причине, что он предназначен для внутреннего пользования.

Обратите внимание: По этой же причине в архиве предприятия срок хранения заполненного бланка составляет 5 лет, а не 75, как предусмотрено для кадровых сведений (Т-53).

Оцените статью
Правознавство
Adblock detector