Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Документы для сделки с клиентом:

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Закрывающие документы по договору оказания услуг – Юрист Владислав Анохин

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним.

Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

  • название и дата документа;
  • наименование поставщика;
  • описание передаваемых ценностей;
  • количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
  • подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Пример

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Предлагаем ознакомиться  Порядок заполнения упд построчно

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена,

руб. коп.

Сумма,

руб. коп.

1 Картридж шт. 1 3000,00 3000,00
ИТОГО 3000,00

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения.

Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий.

Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации.

Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

  • наименование и нумерация документа;
  • какого числа он составлен;
  • название исполнителя и заказчика;
  • описание операции;
  • единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
  • подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Образец

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена, руб. коп. Сумма,

руб. коп.

1 Заправка картриджа шт. 1 500,00 500,00
ИТОГО 500,00

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов.

В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.
Предлагаем ознакомиться  Срок давности исполнительного производства

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.

Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами.

В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Как собрать закрывающие документы

Во-первых, в договоре с контрагентом пропишите санкции на случай, если он нарушит сроки передачи документов. Правда, сделать это можно, если ваш партнер не возражает против такого условия, то есть если обе стороны сделки заинтересованы держать в порядке свой документооборот.

Во-вторых, не ждите, когда контрагенты сами вспомнят и пришлют все закрывающие документы. Не вспомнят и не пришлют. Для начала выясните, каких документов не хватает. В этом поможет инвентаризация документов. Проводите ее в конце каждого квартала, не оставляйте на конец года. По итогу составьте реестр недостающих документов, позвоните контрагентам или свяжитесь по электронной почте и выясните, почему вы не получили подписанные оригиналы.

Не забывайте, что нужно хранить всю первичку, на основании которой составлен акт. Без нее сам по себе документ не доказывает задолженности одной стороны перед другой (постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2016 № 13АП-8827/2016, Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.02.2016 № 09АП-59788/2015-ГК, № А40-110783/15).

Или другая ситуация: контрагент документы отправил, но почта их потеряла. Попросите продублировать их. Как вариант, заполните документ за контрагента и передайте ему на подпись (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Закон это не запрещает.

В-третьих, если разговор не дал результатов и документов по-прежнему нет, напишите письмо на имя директора партнера. В письме обязательно укажите срок, в который вы хотите получить документы. Объясните, чем рискует ваша компания из-за того, что контрагент задерживает документы.

Образец письма 

Добрый день, Александр. 

Наша компания помогала вам с юридическим сопровождением сделки. Консультации экспертов вы оплатили 25.11.2019. 

20 декабря мы сдаем отчетность и нам нужен подписанный акт приемки выполненных работ. Я заполнила документ, он — в приложении. Подпишите акт в течение трех дней и пришлите мне обратным письмом. Подписанный оригинал отправьте почтой до 10 декабря по адресу: 109 548, г. Москва, ул. Сущевский вал, 18, оф. 503.

Предлагаем ознакомиться  Жилищный кодекс выписать из квартиры

С уважением, бухгалтер Синицына В.М.

ООО «Вега»

В-четвертых, своевременно получать документы поможет система электронного документооборота, например Диадок. Подключите сервис и мгновенно обменивайтесь документами со своими контрагентами. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Больше не нужно распечатывать, подписывать и пересылать документы заново.

При открытии счета в Контур.Банке, вам подключается онлайн-бухгалтерия. В ней тоже можно обмениваться актами, счетами-фактурами и накладными.

Счёт-фактура

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Что нужно проверить в закрывающих документах

Во-первых, уточните, должен ли документ быть составлен в унифицированной форме — как, например, кассовые документы, транспортная накладная — или компания может использовать свободную форму документа. 

Во-вторых, проверьте, все ли реквизиты есть на документах. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В-третьих, оцените существенность ошибок в документах. Мелкие ошибки, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя, товар, являются несущественными.

А вот если допущены значительные ошибки, например в наименовании товара или в суммах, такие документы нужно переделать.

В-четвертых, проверьте, есть ли право подписи у того лица, которое подписало документы. Кроме руководителя и главного бухгалтера, подписывать документы могут и другие должностные лица. Главное, чтобы у них был приказ руководителя и доверенность на право подписи. Запросите эти документы у контрагента и приложите к пакету закрывающих документов по сделке.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг. Закрытие контракта

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Закрывающие документы по договору оказания услуг – Юрист Владислав Анохин

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Оцените статью
Правознавство
Adblock detector